Als je gaat trouwen en een bruiloft wilt met alles erop en eraan dan heb je een hoop te regelen! Gelukkig is het organiseren van je bruiloft wel super leuk en is het allemaal voorpret voor jullie trouwdag. Om alles stressvrij te organiseren en keuze te hebben uit verschillende diensten raad ik je aan om een jaar voor het huwelijk te beginnen met plannen. Wat je het beste wanneer kunt regelen lees je hieronder.

Het uitnodigen van je gasten

Natuurlijk, de bruiloft draait om jullie twee! Maar de gasten zijn ook heel erg belangrijk. Je wilt graag dat ze erbij zijn en op jullie trouwdag mee kunnen genieten. Daarom zijn zij als je het mij vraagt top priority en het eerste wat je ‘vast moet leggen’ zodra jullie een trouwdatum uit hebben gekozen. Het versturen van je trouwkaart is wel wat vroeg (en ook niet zo handig als je nog geen planning en locaties hebt), maar je kunt iedereen wel al mondeling op de hoogte stellen of een save- the- date kaart versturen, zodat jullie bruiloft bij alle mensen die voor jullie belangrijk zijn in de agenda staat.

De trouwambtenaar

Geen trouwambtenaar, geen bruiloft. Met andere woorden een belangrijk iets om vast te leggen! Aangeven dat je wilt gaan trouwen kun je dat tegenwoordig gewoon online doen (in ondertrouw gaan) met je DigiD. Hierbij moet je wel een aantal dingen aangeven waar je even over na moet denken zoals welke naam je aan gaat nemen en wie de getuigen zijn. Alles over in ondertrouw gaan lees je hier. Op het moment van in ondertrouw gaan is jullie trouwdatum bekend bij de gemeente en wordt er een trouwambtenaar voor jullie gereserveerd.

Op welke trouwambtenaar dat is hebben jullie ook een beetje invloed. Bij het in ondertrouw gaan zie je alle beschikbare trouwambtenaren die er zijn in jullie gemeente. Met een kort verhaaltje en een foto erbij. Naar aanleiding van die stukjes kunnen jullie je top drie favoriete trouwambtenaren aangeven waarna er één aan jullie wordt toegewezen. Enkele weken voor de bruiloft heb je daar ook een kennismaking mee om de huwelijksceremonie door te spreken.

Je kunt maximaal één jaar voor de gewenste trouwdatum in ondertrouw gaan. Ik raad je aan om dit ook gelijk te doen.

Wat regel je wanneer in de aanloop naar je bruiloft

De locatie(‘s)

Als je iemand hebt die jullie gaat trouwen, heb je ook een locatie nodig waar je gaat trouwen. Dit kan op het gemeentehuis zijn of op een andere officiële trouwlocatie. Er zijn heel veel plekken waar je kunt trouwen en vrijwel iedere gemeente heeft hier wel een overzicht van op zijn website staan.

Voor het kiezen van jullie trouwlocatie ga je waarschijnlijk niet over één nacht ijs en hier gaat ook best veel tijd inzitten. Wil je bijvoorbeeld trouwen op het gemeentehuis en daarna ergens anders heen voor het diner en het feest? Of wil je alles op één locatie doen? Het beste kun je eerst online gaan kijken welke opties je allemaal hebt. Dit hoeft natuurlijk helemaal niet perse in jullie eigen gemeente te zijn, maar mag ook gewoon ergens anders zijn.

Als je wilt trouwen op het gemeentehuis verschilt het per locatie of je van te voren binnen een kijkje kunt nemen. Bij veel kleinere gemeentes zal dit waarschijnlijk geen probleem zijn, maar ik weet dat je bij bijvoorbeeld de gemeente Den Haag geen afspraak kunt maken om het oude stadhuis even te bezichtigen. Je moet het daar helaas echt doen met de foto’s.

Als jullie willen kiezen voor een andere locatie zou ik er een aantal selecteren die jullie aanspreken en gewoon langsgaan om er een drankje te doen en de sfeer te proeven. Hoe ziet de locatie er in het echt uit? Hoe is het personeel? Hoe zijn de hapjes en de drankjes?

Als je weet welke locatie je wilt is het zaak om te informeren naar de beschikbaarheid, de mogelijkheden en natuurlijk de prijzen. Past het binnen jullie budget en bieden ze waar jullie naar op zoek zijn? Veel van deze trouwlocaties hebben al veel ervaring en kunnen jullie ook allerlei tips geven over hoe je dingen aan kunt pakken.

De receptie, het diner en het feest

Je hebt natuurlijk niet alleen een locatie nodig voor de huwelijksceremonie, maar ook voor de receptie/ borrel, het diner en het feest. Als je hebt gekozen voor een andere trouwlocatie dan het gemeentehuis is de vraag of je daar ook de rest van je dag wilt vieren of dat jullie je daarvoor gaan verplaatsen.

Ook hiervoor geldt, ga verschillende locaties langs die jullie aanspreken, vraag de bijbehorende informatie op, let op je budget en vooral; kijk waar jullie je goed bij voelen. Je bruiloft is één van de mooiste dagen uit je leven (en ook één van de duurste) daarop moet alles goed aanvoelen. Als de manager je niet bevalt of je het gevoel hebt dat ze je wensen niet na kunnen leven dan kun je beter nog even verder zoeken.

Op het moment dat jullie je locatie(‘s) hebben gevonden is het zaak om ze ook vast te leggen. Hiervoor zullen zij contracten hebben waarop de trouwdatum, tijden enzovoorts worden reserveert. Op dit moment zullen jullie ook een globale planning hebben van wat er op welk tijdstip plaats gaat vinden welke met de locatie is overlegd. Maak je geen zorgen, je zit hier nu niet gelijk aan vastgepind. Als het naarmate de planning vordert toch beter uitkomt om de bruidstaart een uur eerder of later te doen, dan zal dat geen probleem zijn. Houdt er ook rekening mee dat er op het moment van het opstellen van het contract waarschijnlijk ook een aanbetaling van jullie wordt verwacht.

De locatie(‘s) zijn een heel belangrijk onderdeel van jullie bruiloft. Ik raad je aan om hier na de trouwambtenaar (of tegelijkertijd) direct mee aan de slag te gaan. Het zou zonde zijn als jullie favoriete locatie straks al bezet is door een ander bruidspaar.

Wat regel je wanneer in de aanloop naar je bruiloft

De bruidsfotograaf

Je wilt je trouwdag waarschijnlijk ook mooi vastgelegd hebben en hiervoor ga je op zoek naar een bruidsfotograaf.

Met het kiezen van de trouwlocatie(‘s) hebben jullie waarschijnlijk ook een planning gemaakt en nu is het zaak om samen te bepalen welke onderdelen van de dag jullie vastgelegd willen hebben. Zo weet je het aantal uren waarvoor je iemand zoekt en kun je gericht rond gaan kijken. Een snelle zoekopdracht op internet zal je al leren dat er heel veel aanbod aan bruidsfotografen is en het kan nog best lastig zijn om er daar één uit te kiezen die bij jullie past.

Wat een idee is, is om eerst eens te bedenken wat voor soort foto’s jullie eigenlijk aanspreken. Ga de sites dus af en scroll door de portfolios heen. Sla de websites op waarvan de foto’s jullie aanspreken. Stap twee is jullie budget. Wat willen jullie aan de trouwfotograaf uitgeven? Als je dit weet kun je kijken welke van jullie favorieten hierbinnen vallen en deze eens een mailtje sturen.

De belangrijkste vraag is natuurlijk of de bruidsfotograaf beschikbaar is op jullie trouwdag. Ook kun je de dagplanning alvast mee sturen zodat hij/ zij een idee krijgt en jullie gelijk gerichte informatie terug kan sturen.

Als je alle mailtjes van de trouwfotografen terug hebt kun je kijken welk mail contact jullie het meeste aanspreekt en gaan vragen om een kennismakingsgesprek. Ik raad je aan om niet meer dan twee kennismakingen in te plannen. Als de foto’s, de prijs en het eerste contact jullie al aanspreken dan kun je wel nog veel verder gaan zoeken en bij tien mensen op bezoek gaan maar uiteindelijk is goed, goed en kost het je voornamelijk heel veel tijd. Waar je op kunt letten bij het inhuren van je bruidsfotograaf lees je hier.

Ik raad je aan om in de elfde of tiende maand voor je bruiloft je trouwfotograaf vast te leggen. Ook hier zal waarschijnlijk een aanbetaling van je verwacht worden. Hoeveel dit is verscheelt per fotograaf.

Wat regel je wanneer in de aanloop naar je bruiloft

 

De DJ/ band

Ook heel belangrijk! De DJ of band. Hebben jullie al enige idee van wat je wilt?

Misschien zijn jullie al op eerdere bruiloften geweest en heb je beide al eens meegemaakt. Welke sprak je het meeste aan? Als je werkelijk geen idee hebt dan is het slim om je eerst te bedenken welke muziek je graag zou willen horen op de bruiloft. Dan kun je nagaan wie die playlist het beste waar kan maken.

Als je dit weet (en bij twijfel kun je het natuurlijk gewoon aan bands en DJ’s vragen) kun je op zoek gaan. Velen hebben online al promo’s staan van hun werk zodat je weet welke kwaliteit je kunt verwachten. Als je het erg lastig vind om te kiezen vanaf online materiaal kun je ze vragen waar ze wanneer spelen en of het mogelijk is om daar langs te gaan. Hoe ze het in het echt doen en hoe goed ze sfeer kunnen maken zegt immers veel meer dan dat wat je online ziet.

Als je op een vrijdag of zaterdag trouwt en de desbetreffende band of DJ ook op andere feesten dan bruiloften komt moet je er wel vanuit gaan dat ze op die dagen snel volgeboekt kunnen zijn. Dit is dus niet iets wat je op de lange baan kunt schuiven. Ga echt zo snel mogelijk langs (als je dat wilt) en beslis daarna direct voordat ze voor je neus worden weggekaapt. Net zoals de bruidsfotograaf raad ik je ook voor de muziek aan om dit in de elfde of tiende maand voor de bruiloft vast te leggen.

Wat regel je wanneer in de aanloop naar je bruiloft

 

In mijn optiek zijn dit de belangrijkste dingen om vast te leggen:

  • De gasten.
  • De trouwambtenaar.
  • De locatie(‘s).
  • De bruidsfotograaf.
  • De DJ/ band.

Maar er is natuurlijk nog veel meer! Wat dacht je van jullie trouwkleding, de uitnodigingen, de trouwauto en de bloemen! In het volgende artikel lees je waar je na het vastleggen van de bovenste vijf dingen mee verder gaat.